Wat is een mandagenregister en wanneer ben je het verplicht?

Werk je met ingeleende krachten, ZZP'ers of onderaannemers, of werk je zelf als onderaannemer voor een hoofdaannemer? Dan krijg je vroeg of laat de vraag om een mandagenregister. Veel afbouwbedrijven kennen de term wel, maar weten niet precies wat erin moet staan of houden het handmatig bij in Excel. Dit artikel zet de basis op een rij.

Wat is een mandagenregister?

Een mandagenregister is een administratie waarin per project wordt vastgelegd wie er op welke dag heeft gewerkt en hoeveel uur. Het gaat dus niet om een loonadministratie, maar om een koppeling tussen personen, dagen en werken. Het register maakt achteraf aantoonbaar welke arbeidskrachten op een project zijn ingezet.

Waarom is het belangrijk?

De aanleiding is meestal aansprakelijkheid in de keten. Bij inlening van personeel en bij onderaanneming kan de inlener of hoofdaannemer aansprakelijk worden gesteld voor niet-afgedragen loonheffingen en btw van de partijen onder hem (inleners- en ketenaansprakelijkheid). Een sluitende mandagenregistratie is een van de voorwaarden om die aansprakelijkheid te beperken, bijvoorbeeld in combinatie met betalingen op een G-rekening. Hoofdaannemers eisen daarom vaak een mandagenregister van hun onderaannemers, en de Belastingdienst kan ernaar vragen bij een controle.

Los van de verplichting is het register ook gewoon nuttige stuurinformatie: het is dezelfde registratie waarmee je loonkosten per project inzichtelijk maakt en je nacalculatie voedt.

Wat moet erin staan?

• Naam en identificatiegegevens van de arbeidskracht (bij inlening inclusief BSN-registratie via de uitlener).
• Het project of werk waarop is gewerkt.
• De datum en het aantal gewerkte uren per dag (de mandag).
• Bij inlening en onderaanneming: van welk bedrijf de arbeidskracht afkomstig is.

Let op: dit artikel is praktische informatie, geen juridisch advies. De precieze eisen hangen af van je situatie en van de afspraken met je opdrachtgever. Raadpleeg bij twijfel je accountant of brancheorganisatie.

Zo houd je het bij zonder extra administratie

Het mandagenregister als losse Excel-klus is precies waarom het vaak niet op orde is. De slimme route is om je normale urenregistratie zó in te richten dat het register er automatisch uitrolt. Registreer uren per persoon per dag per project (mandagen), leg vast van welk bedrijf iemand komt, en je administratie ís je mandagenregister.

MSG Afbouw werkt precies zo: uren worden via mandagen per project geregistreerd, ook voor ZZP'ers en onderaannemers. Het mandagenregister is daarmee een bijproduct van je gewone administratie in plaats van een extra klus. Bekijk hoe de urenregistratie via mandagen werkt, of hoe je onderaannemers en OA-bonnen beheert.